Cách sắp xếp file khoa học

      62

Sau một thời hạn sử dụng, kiên cố hẳn các bạn sẽ sở hữu rất nhiều các tệp tin, tài liệu trên Win cùng macOS của mình. Điều này sẽ khiến cho người cần sử dụng cảm thấy tức giận khi mỗi lần tìm kiếm tệp tin và đây cũng là lý do làm trang bị đầy cỗ nhớ. Vậy đâu là biện pháp sắp xếp file cùng folder gọn gàng gàng, khoa học hỗ trợ cho việc quản lý chúng được tiện lợi hơn. Thuộc Điện Thoại Xanh khám phá nhé!

1. Hồ hết dấu hiệu cho thấy thêm bạn cần bố trí lại file với folder

Desktop của công ty có khoảng chừng một chục mẫu icon cùng file để trên đóThư mục Document tuyệt Download của doanh nghiệp có khoảng chừng vài trăm file, hàng trăm cái folder, trong những số ấy lẫn lộn file tài liệu, MP3, phim ảnh đủ thứBạn cần dùng tới công dụng tìm tìm file những lần cần mở file nào đó, cơ mà Windows thậm chí là còn không tìm kiếm nổi mang lại bạnBạn lưu giữ hết hình vào 1 folder, lưu giữ hết tệp tin Word vào trong 1 folder, giỏi lưu toàn bộ file PowerPoint vào một chỗ, hoặc lưu hết file bài học vào một thư mục mà không phân thêm cấp cho nào nữaHoặc các bạn chỉ dễ dàng và đơn giản là cảm thấy đã tới thời điểm mình phải gọn gàng, trật tự hơnNhững vết hiệu cho thấy bạn cần sắp xếp lại file với folder

2. Những cách thức nên dùng để làm sắp xếp file và folder

2.1. Thực hiện sẵn các thư mục của hệ điều hành

Dù là Windows giỏi macOS thì tức thì khi bạn đặt hàng máy tính về đã có sẵn một trong những thư mục chuẩn mà hệ điều hành tạo cho chúng ta.. Nếu như bạn cũng tổ chức triển khai file theo cách giống hệt như vậy thì nên dùng luôn những thư mục này cho tiện và gọn.Bạn sẽ xem: Cách sắp xếp file khoa học

File này vừa gồm sẵn loạt shortcut bên trên Windows Explorer/ Finder để truy vấn nhanh, vừa mới được hệ điều hành quét sẵn và luôn theo dõi để tăng tốc độ search khi cần.Bạn đã xem: Cách thu xếp file khoa học

Sử dụng sẵn các thư mục của hệ điều hành

Trên Windows cùng macOS, đông đảo thư mục sau sẽ tiến hành tạo sẵn:

Music: Chứa nhạcDocument: Chứa mọi một số loại tài liệu của bạnMovie/ Video: Chứa các file videoPhotos/ Picturs: Chứa tất cả các thể mô hình ảnhDownload: Chứa các file bạn download về máy

2.2. Phân chia theo công dụng, chức năng, loại nội dung

Có không ít người xung quanh đã phân tách file theo mô hình này: toàn bộ file MP3 lưu vào trong 1 chỗ, file Word lưu vào một trong những chỗ, file PowerPoint lại nhét vào một trong những chỗ khác. Vào từng folder lớn lại chia tiếp thành nhiều folder con, lấy một ví dụ như: PowerPoint thuyết trình, Excel tính chi phí lương, hay folder Nhạc ngoại chẳng hạn.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp file khoa học

Đây không hẳn là ý hay vì giả sử khi bạn cần xem không còn file tương quan đến một môn học nào đó, hay liên quan đến một dự án công trình nhất định thì đề nghị lướt qua không ít folder. Ít có khi nào một dự án chỉ hiện ra 1 file với cùng 1 định dạng tuyệt nhất lắm.


*

Phân chia theo công dụng, chức năng, nhiều loại nội dung

Thông thường nó sẽ có file báo giá bằng Word, tệp tin bảng tính bằng Excel, hợp đồng bằng PDF, không kể những file chuyên được sự dụng nữa.

Thay vào đó, bạn nên sử dụng cấu tạo thư mục phụ thân như gợi ý ở trên, rồi phân chia tiếp folder các bước thành nhiều dự án nhỏ, mỗi folder dự án chứa tất cả các file có liên quan.

Cách thống trị này tạm call là làm chủ tập trung (centralized), nhờ kia mà các bạn sẽ tìm khôn cùng nhanh. Ví dụ tất cả ai hỏi chúng ta về báo giá, chúng ta cứ đi vào đúng thư mục với tên của dự án là thấy. Hoặc bao gồm ai đó nhờ chúng ta cho xem bài tập X của môn Y, chúng ta cứ vào đúng folder của Y là gồm hết.

2.3. Tránh việc phân chia các lớp folder con

Bạn không phân thành các thư mục bé mà cứ dồn hết chung bởi:

Nhiều thư mục con quá dễ quên: Điều này thì chưa phù hợp lý, bởi phân loại nhiều thư mục thì chúng ta vừa tất cả giao diện nhằm nhìn, vừa có công cụ tìm kiếm của Windows thì làm sao mà quên đượcNhiều thư mục bé quá nặng trĩu máy: Có một vài app phải quét thư mục thì vấn đề này sẽ làm chậm chạp app, đúng, nhưng lại so với ích lợi gọn gàng nhưng nó mang lại thì vẫn cực kỳ xứng đáng. Còn bản thân Windows thì chả sao, chúng ta chia 5 – 6 lớp thư mục con nó vẫn xử được hếtNhiều lớp thư mục bé quá sẽ làm đường dẫn dài: hòa hợp lý, Windows giới hạn 260 kí tự mang lại đường dẫn, nhưng lên đến mức Windows 10 bạn cũng có thể gỡ bỏ số lượng giới hạn này.
*

*

Đặt tên tệp tin theo một quy chuẩn chỉnh chung

Quy tắc áp dụng như sau: ___

Ví dụ đối kháng giản: file Word chứa hợp đồng với quý khách hàng Team Express, phiên bản hoàn chỉnh, soạn xong xuôi vào ngày 26 mon 3 năm trước đó sẽ được đặt như sau:

Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx

2.5. Cần sử dụng shortcut khi chúng ta cần đưa tạm file đi đâu đó

Khi bạn phải một file để tạm vào folder A mà lại file đó lại đang nằm tại vị trí B, thay vì chưng copy tệp tin từ A quý phái B thì bạn chỉ việc tạo một shortcut của tệp tin rồi chép shortcut này vào B là xong.

Xem thêm: Xem Phim Ma Tốc Độ 3 Thuyết Minh ), Ma TốC ĐÁ»™ 2 Linh HồN Bã¡O Thã¹

Bằng cách này bạn không hẳn copy tệp tin đi lung tung, trong khi vẫn dễ thống trị và dễ tìm thấy câu chữ khi cần, lại còn tiết kiệm ngân sách và chi phí được không gian ổ cứng nữa chứ.

Lưu ý: cách này chỉ áp dụng nếu file chính là file mà chúng ta không sửa đổi riêng mang lại B. Ví dụ, thích hợp đồng mang đến A mà bao gồm dính B trong những số ấy thì chế tác shortcut là hòa hợp lý. Nhưng lại nếu hòa hợp đồng mang đến A riêng, B riêng thì vẫn bắt buộc copy ra chứ không hề nó ghi đè lên file gốc.

Cách sinh sản shortcut:

Windows: Phím cần chuột vào file > ShortcutmacOS: Phím phải chuột vào file > Make Alias

2.6. Dùng cố định một cách sắp xếp trên gần như máy của bạn

Khi đã chọn được một cách sắp xếp file thân thuộc và đưa ra quyết định theo nó, các bạn cần áp dụng cho nó mang lại tất cả máy tính của mình, thiết bị phụ, trang bị chính, sản phẩm ở nhà, thiết bị công ty.

Dùng shortcut khi bạn cần chuyển tạm file đi đâu đó

Nếu bạn có lưu tệp tin lên những dịch vụ đám mây như Google Drive tuyệt Dropbox hay OneDrive thì cũng lấy kết cấu đó mà lại theo. Làm cho như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các laptop với nhau, hoặc khi mua laptop mới nên sync lại tài liệu cũ.

2.7. Chế tạo ra thói quen sắp xếp tệp tin và folder trên macOS và Win

Điều ở đầu cuối muốn nhắn nhủ tới chúng ta đó là vấn đề lưu file theo kết cấu như nuốm này không hẳn ngày một ngày nhì là quen. Họ đã quen cách bề bộn quá lâu cần để chuyển sang một chiếc ngăn nắp hơn vẫn cần rèn luyện nhiều.

Tạo thói quen sắp xếp file và thư mục trên macOS với Win

Chỉ cùng với 7 cách solo giản, bạn đã dễ dãi sắp xếp file và folder bên trên Win với macOS gọn gàng gàng, khoa học rồi. Trong khi người dùng cũng nên tiếp tục tạo sẵn cho chính mình thói quen phân loại thư mục tài liệu và ghi nhớ thông thường để quá trình tìm kiếm được đơn giản hơn.